Para lograr un excelente evento es vital que la etapa Pre sea impecable, es decir que estemos tan organizados con todos los detalles que nada se nos quedé por fuera, para que de esta manera nuestros invitados sean los sorprendidos y no nosotros. “De la organización previa dependerá el éxito o fracaso al momento del evento”


Cuando hablamos de evento nos estamos refiriendo a activaciones de marca, lanzamientos, fiestas, convenciones, ferias, stand entre otros.

Hoy queremos compartirte 13 tips que te pueden servir para ese momento previo:

  1. Objetivo: aunque parezca obvio no siempre está claro cuál es el objetivo del evento, es muy importante que lo declares y trabajes para cumplirlo.

  2. Definiciones: debes definir con todo el equipo involucrado el público objetivo de tu evento, esto te ayudará a saber cuáles experiencias son mejores para este. Además define qué tipo de evento quieres hacer.

  3. Expectativas: lo recomendable es hacer una reunión con las personas dueñas del evento, esto es vital para acotar expectativas, entender cuál es el alcance que ellas se sueñan y hasta dónde podemos y debemos llegar.

  4. Presupuesto: antes de empezar con todo, es necesario saber cuál es el presupuesto que se tiene, lo mejor es tener un Excel con esta información y allí ir adicionado todos los gastos, para tener un control y no pasarnos de lo que tenemos.

  5. Lista de invitados: tener la lista te dará la magnitud y el alcance del evento, además te permitirá tener claro las cantidades y lo espacios que necesitas.

  6. Calendario: antes de planear debes estar seguro de que la fecha y hora de tu evento está disponible, además debes reservar los espacios necesarios para evitar que otras empresas lo hagan primero que tú.

  7. Avanzada: una vez tengas claro los posibles lugares, lo mejor es visitarlos, recorrer cada espacio, revisar detalles como la seguridad del sitio, los diferentes accesos que tiene, los baños, los servicios con los que cuenta, la iluminación, la altura del lugar, si tiene muros o columnas que interfieran, entre otros aspectos. (“ya tendremos un post detallado sobre esto”).

  8. Agenda: escribe el minuto a minuto, con horas aproximadas, detalle, observaciones y responsables, esto te dará una guía clara para el día del evento.

  9. Proveedores: revisa cuáles serán tus aliados, ellos son tus manos, tus ojos y tu ayuda en el evento. Recuerda que debes cotizar, evaluar y elegir la mejor opción.

  10. Aliados: en algunos eventos es posible tener aliados que nos suministren algunas cosas a cambios canjes que logremos hacer.

  11. Diseño: cuidar el detalle del diseño es valioso para que haya coherencia en todo lo que los invitados recibirán antes de, durante y después del evento.

  12. Comunicación: tener un plan de comunicación, te permitirá saber por qué medios, a quién, cómo, cuándo y qué comunicarás esto será el éxito para que la promoción y divulgación sea en el momento oportuno.

  13. Lista de chequeo: ten a la mano una lista de detalles que debes tener para el día del evento, con la lista podrás actuar a tiempo y tranquilamente.

María Camila Duque – octubre 2018