9 Tips para planificar un evento exitoso

En el mundo de los eventos entran a jugar muchas cosas que juntas, deben funcionar como la maquinaria de un reloj suizo. Con una sola que llegue a fallar, el evento no saldrá como se espera y el éxito del mismo se verá afectado. Por ello, te damos estas recomendaciones basadas en nuestra experiencia en la organización de eventos, para que el tuyo quede funcionando como un relojito.

 

1. Definir el propósito del evento: ¿Para qué lo voy hacer?

Antes de iniciar, hay que establecer objetivos claros durante la planificación del evento. Lo cual permitirá definir el presupuesto y cumplir los objetivos trazados. Los objetivos más habituales son: posicionar imagen de marca, fidelización de clientes, generar atracción de posibles clientes, motivar a los colaboradores, construir relaciones con proveedores y aliados, generar un impacto positivo entre los invitados, entre otras cosas. 

Los eventos deben transmitir un mensaje y ser un reflejo de los valores y la personalidad de quien los organiza.

2. Planificación: ¿Cómo lo vamos hacer?

La planificación de un evento no solo se debe enfocar en lo visual, el material de marca y la temática elegida; si no también en la logística, el tiempo de montaje, los cronogramas de las actividades a realizar, entre otras cosas del diseño y organización.

La planificación comprende cuatro aspectos fundamentales:

1.  La innovación: ser creativo y pensar de forma diferente. Buscar la originalidad.

2. Elección, asignación, ejecución y control de las tareas previas al evento, establecer los compromisos y deberes de quienes trabajan en su planificación y producción. Para ello, recomendamos aplicar el Diagrama de Gantt.

3. Contar con un Plan B para la solucion de imprevistos.

4. La seguridad en función de los posibles riesgos en cada situación.


3. Presupuesto: El tiempo también es dinero

Es primordial revisar los ítems previstos para el evento y sus valores asignados, separar un porcentaje extra para gastos imprevistos y tener presente algunos indicadores para evaluar si el evento fue exitoso.

Otro aspecto fundamental es el tiempo, no basta con tener recursos abundantes sino se cuenta con el tiempo necesario para usarlos. Hay que ser realistas a la hora de crear un cronograma, teniendo en cuenta que en el mundo todo se puede lograr siempre y cuando se cuente con el tiempo y recursos necesarios.

Tener esto presente, hará que los inconvenientes se reduzcan considerablemente y por lo tanto aumenten las probabilidades de que su inversión en el evento, se vea reflejada en su éxito.

4. Público objetivo: ¿Lo que voy hacer si es para esa clase de personas?

Es importante conocer al público al que queremos impactar, por lo cual se deben tener en cuenta aspectos de su personalidad y sin importar el tipo de evento o qué clase de personas sean, siempre se debe tener un excelente trato con ellos.

Sin importar la rigurosidad o tamaño del evento, la experiencia debe despertar magia entre sus asistentes, esto va desde la invitación hasta su cierre.  Así como dice Don Draper de la serie Mad Men: “Make it simple, but significant”.

5. Emociones: ¡Inspíralos!

La inteligencia y las emociones a la hora de captar la atención de los asistentes suman puntos. En el evento, podrías organizar actividades que impliquen el uso de los sentidos y el hecho de conectarse más con el público.

Habrá un crecimiento de aquellos eventos en los que el protagonismo pasa al participante, el cual siempre está buscando mayor interacción, vivir una experiencia o aprender algo que sea útil para ellos.

6. Sostenibilidad: El cuidado de nuestro planeta, es compromiso de todos.

Cada vez son más las empresas que apuestan por actuar con responsabilidad y dejar la menor huella medioambiental posible, incorporando en su interiorismo materiales reciclados, reutilizables y no contaminantes.

Hoy en día es fundamental que el evento respete los parámetros básicos de cuidado al medio ambiente, lo que hace de tu evento, una reunión comprometida y que deja un legado positivo en los invitados desde el punto de vista social y económico.

7. Tecnología: Be digital or die.

La evolución de las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales están influyendo en la forma como se planifican, ejecutan y evalúan los eventos. Es necesario que se tengan en cuenta recursos como la iluminación led, el vídeo mapping, los #hashtag, las apps y otras novedades que han ayudado a crear eventos a la vanguardia de estos días.

8. Calidad, es mucho más que cantidad.

Esto es consecuencia de todo lo anterior. Se debe invertir en el equipo indicado, los proveedores correctos, en una organización de tiempo y tareas bien estructuradas, manteniendo los deseos del cliente siempre como guía. La calidad, la rapidez en la atención y la capacidad de realización, son factores diferenciales.

Luego del evento, hay que hacer una autocrítica del mismo y encontrar posibles factores a mejorar para ser tenidos en cuenta en una próxima experiencia.

9. Generar impacto: Comparto, luego existo.

De nada sirve crear una experiencia que muera ahí mismo, lo ideal es buscar que hablen de ella después de que termine. Para explicar este punto citamos la célebre frase del filósofo Rene Descartes: “Pienso, luego existo”.

Lo ideal es que quienes vivan la experiencia de haber estado en tu evento, sientan deseos de contárselo a los demás y que el testimonio de este crezca como una bola de nieve. Para ello es necesario incentivar a los asistentes para que compartan su experiencia y así ampliar el alcance de la misma.

El evento ideal es aquel que permita vivir a nuestros invitados una experiencia única, exclusiva e inolvidable.

Natalia Uribe G., Juan M. López G. – Abril de 2018.